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会社の経費でポイントを貯めたら横領になる?カードで立替え払いの注意点

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会社の経費でポイントを貯めたら横領になる?カードで立替え払いの注意点

出張先や営業先で仕事上必要なものを会社の経費で購入することがあると思います。あらかじめ費用を受け取っているならそれで支払えば良いですが、突発的に必要な場合はその従業員の人が立替え払いをすると思います。

現金で支払っている人もいれば、中にはクレジットカード等で支払っている人もいると思います。クレジットカードならポイントも貯まり、会社で経費精算して立替えた分も返還してもらいお得な感じもしますが、会社の経費でポイントを貯める事はOKなのか気になると思います。

一応会社の経費で貯めたポイントなので、本来は会社にポイントを得る権利があるような気もして横領にならないか心配という方もおられると思います。そこで、立替え払いで発生したポイントについての注意点をみていきたいとおもいます。

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結論的には会社の就業規則によります

基本的にポイントは会社のものですが、仕事上で必要なものをクレジットカードで立替え払いをしてポイントを自分のものにして良いかどうかは基本的に会社の就業規則によって変わってきます。

就業規則は会社のルールですので、それに記載されている通りに従わなければなりません。

就業規則で経費で得たポイントを個人で受取っても良いと規定されている場合はOK

就業規則に出張や営業で仕事上必要な支払いをクレジットカード等で立替えた場合に得たポイントは個人で受け取って良いと規定されていれば何の問題ありません。普通に経費精算して立替えた分の費用を精算し、ポイントも自分のものにできます。

しかし、就業規則でこのような規定をしている一般的な会社ではまず無いと思います。

会社には内勤で事務職などの人も居ます。突発的な経費の立替えがまず無い従業員の人達からするとこの様なルールは不公平で不満しかありません。一部の従業員を優遇するような規則を定めていると従業員のやる気の低下にも繋がるので一般的にその様な規定を定める会社は無いでしょう。

就業規則で立替え払いや経費で得たポイントの規定がある場合

就業規則で立替払いの規定や経費で得たポイントに関する規定がある場合にはそれに従わなければなりません。

一般的に経費の規定がしっかりとある場合、立替え払いをする場合の規則が決まっています。

  • 事前に分かっている場合は会社の法人クレジットカードで決済する
  • ネット通販で買えるものは会社振込や法人クレジットカードで支払いをする
  • 出張や営業で突発的に立替える場合は現金払で行う

という様に会社ごとに細かく規定されている場合があります。また、手持ちの現金が不足しておりどうしても自分のクレジットカード払いで立替えるしか無かった場合、その決済で得たポイントに関しては何らかの形で会社へ戻すような規定が定められている場合があります。

  • 会社で利用できるものに交換して会社へ戻す
  • 次回の立替えでポイントを優先的に利用する
  • 個人にポイントが貯まる立替払いはしてはいけない

上記の様に細かくポイントの取扱に関しても細かく規定している場合があります。

立替え払いやポイントに関する規定があるのに勝手に自分のカードで支払いポイントを得た場合はどうなる?

前項で紹介した様に、就業規則で備品など必要なものを購入する場合は会社の法人カードを利用するか、ネット通販を利用し会社が振込むなどの規定を設けている場合に、それを無視して勝手に自分のクレジットカードで支払いポイントを得た場合には就業規則に違反することになります。

また、経費精算をしてポイントを得ていたら横領と判断される可能性もあります。

とは言え、これだけの理由で解雇されたり、何らかの罰則を受けるという可能性は低く注意はされるでしょうし、上司から目を付けられたりする可能性はあります。しかし、立替えた額があまりにも高額で多くのポイントを得た場合など状況によっては懲戒処分や業務上横領といった扱いをされる可能性もありますので注意が必要です。

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就業規則に経費で得たポイントに関する規定がない場合

就業規則に立替払いで得たポイントに関する規定が無かった場合はちょっとややこしいです。それこそ、上司や経理部門の判断次第となってきます。

就業規則に規定がない場合は、事前に確認することが重要

就業規則に立替え払いでポイントを得る事に関して規定がない場合には、クレジットカード払いをする前に所属部署の上司や経理部門へ確認をしておくことが大切です。あらかじめ確認しておくことで不要なトラブルを避けられます。

事後報告でポイントを得ていた事を咎められたり、これは立派な横領になるなんて言われたら面倒な事になります。また、周囲から嫌な評判を得てしまうかも知れません。

他にも、以前の経理担当者はOKしてくれていたのに、新しく経理担当が変わって急にダメだと言われる可能性もあります。規定がない事を勝手な判断をして行うのはとても怖い事ですので注意が必要です。

法律的に立替払いのポイントを得ると業務上横領罪に問われたりしない?

会社の就業規則に立替払いに関する規定が無かったり、ポイントに関する規定などが無ければ、仕事上必要なものを個人のカードで決済して個人がポイントを得ても特に問題はありません。クレジットカードの契約や規約上ではその名義人に付与されるもので会社に付与される訳ではないので法律的にもコレ自体には問題はありません。

もちろん、ポイントを得る事を目的に不要なものや高額なものを無理やり勝手に購入して立替えておいたなんて場合には、会社に損害を与えたと判断され就業規則にも反するでしょうし、法的にも問題にはなるでしょう。

他にも何回も止めるように注意されているのにも関わらす繰り返しポイントを得ていた場合には問題となってくる可能性もあります。

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事前に経費を前払いされていた場合は注意

あらかじめ必要なものが分かっていた場合には会社へ申請等をすると前払いを受けると思います。前払いで現金を預かって支払いの際にポイントが貯まるからといって個人のクレジットカードで支払いをし、会社から前払いを受けていた現金を財布にしまうのは問題となります。

厳密には業務上横領となる可能性があります。本来預かっていた会社の現金は支払い代金として購入先に渡るはずですが、それを自分の財布にしまっているからです。いくら自分のクレジットカードで支払いをしたからといってもお金の流れは違います。

もちろん会社の規則でポイントを得ても良いとなっていたり、少額であり得たポイントも少なければそこまで大きな問題とはならないかも知れませんが、規則で前払いの決まりなどがある場合には問題となる場合があります。

何れにしても、前払いで受けた方法の支払いをするのが筋ですし、会社の規則が分からなかったり曖昧な規定であるなら下手な事はしない方が良いです。

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おわりに

というような感じで、結局の所は会社の決まりでどう規定されているかによって変わり、規則に沿った形で対応する必要があります。

また小さな会社であれば細かく規定していない場合があったり、経営者や上司の気分次第だったりするので勝手な判断で個人のクレジットカードで立替え払いをしてポイントを貯めるような事はしないように気を付けたい所です。決まりが無ければ確認をするのが基本となります。

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